学校档案管理暂行办法
江苏省昆山第一中等专业学校
档案管理暂行办法
2018年12月26日
第一章 总则
第一条 为进一步加强全校档案管理，充分发挥档案在学校发展和教育教学改革中的积极作用，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、《苏州市档案条例》、《昆山市教育系统档案分类方案、文件材料归档范围与保管期限》，结合学校档案工作实际，制定本办法。
第二条 学校档案系指在管理、教育、教学、科研、基本建设等一切办学实践活动中直接形成的对国家、社会、学校、师生员工具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 学校档案工作是学校重要的基础性工作，是体现学校办学质量和管理水平的重要标志之一。学校把档案工作纳入学校整体发展规则和工作计划，纳入教学考核评估指标体系，加强领导和管理。
第四条 学校档案一般分为文书档案、学籍档案、会计档案、教师业务考绩档案、设备档案、基础档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。
第二章 领导体制、机构和人员设置
第五条 学校档案工作由昆山市教育局领导，并接受昆山市档案局的业务指导、监督和检查。
第六条 学校档案工作由书记、校长统一领导，由一位副校长协助书记、校长分管，学校办公室主任为负责人，定期研究和及时解决档案工作中存在的实际问题。
第七条 学校档案室隶属于学校办公室，配备专职档案员，管理档案工作。档案室基本职责：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，配合学校办公室规划学校档案工作；
（二）制定学校档案工作规章制度及业务规范，并负责贯彻落实；
（三）接收（征集）、整理、保管、鉴定、统计和利用学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检查工龄，开展档案的查阅服务和利用工作，编研参考资料，利用档案开展多种形式的宣传教育活动，建立陈列展示场所，充分发挥档案的教育功能；
（五）组织实施档案数字化和电子文件归档与管理工作；
（六）对学校各处室、系部档案工作监督指导职责，开展对学校兼职档案员的业务培训；
（七）列入国家档案馆接收范围内，及时按照有关规定向国家档案馆移交档案。
第八条 学校各处室、系部配备兼职档案管理员，负责本处室、系部文件材料的收集、整理和归档等工作。学校档案工作人员忠于职守、遵守纪律，具备一定档案业务知识。
第九条 学校档案工作人员保持相对稳定，调动工作时做好档案交接。
第三章 档案管理
第十条 学校建立健全档案工作制度，将档案工作各项要求纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到应归档文件应收尽收、应归尽归。
第十一条 学校实行文件材料形成各处室、系部归档制度。各处室、系部兼职档案员将文件材料按规范要求整理后向学校档案室移交。移交时，应编制移交清册，办理移交手续。
第十二条 学校文件材料的归档要求：
（一）归档文件材料完整、准确、系统；
（二）归档文件的制成材料和字迹材料符合耐久性要求，档案卷皮、卷盒应为无酸制品。严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、彩色笔、复写纸、热敏纸、色带打印等不耐久的书写材料，对不符合要求的应采取补救措施；
（三）归档电子文件载体采用一次写光盘、磁带、硬磁盘；
（四）学校档案运用计算机及档案管理软件系统进行管理，符合GB／T29194-2012《电子文件管理系统通用功能要求》及昆山市档案馆要求。
第十三条 学校文件材料的归档范围：
（一）文书档案：主要包括学校各处室、系部等的各种工作学习材料；“党工团”委材料；会议记录、工作计划、总结；创建验收荣誉类文件材料；人事材料；学籍管理；上级机关印发并需要本校贯彻执行的文件材料等。
（二）学籍档案：本校新生录取、毕业名册；学生登记表、学籍卡；学生退学、休学、复学等材料；与昆山市人才交流中心档案管理中心学籍托管证明材料等。
（三）会计档案：主要包括会计凭证、会计帐、财务报表、会计移交清册等材料。
（四）教师业务考绩档案：主要包括教师评职、年度考核、工资合同等的文件材料。
（五）设备档案：主要包括购买各类设备（价值在一万元以上）的报告、审批、洽谈、安装、检测、验收、年检、维修及随机的文件材料。
（六）照片档案：主要包括学校各项活动中直接形成的具有保存价值的照片。
（七）光盘档案：主要包括学校各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文本、图表、图像、音（视）频、PPT课件等文件。
（八）实物档案：主要包括学校各项活动中直接形成的具有保存价值的实物，包括各种证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、牌匾、印信、书画作品等。
第十四条 学校文件材料按以下标准或要求进行整理：
文书档案按照《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》执行；学籍档案按照《教育部关于印发〈中等职业学校学生学籍管理办法〉的通知》（教职成〔2010〕7号）规定执行；科研类文件材料参照中华人民共和国国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T 11822-2008）执行；基建档案、设备档案、教师业务考绩档案可按照文书档案或科研类档案整理方式整理；会计档案按照财政部79号令《会计档案管理办法》执行；照片档案按照《照片档案管理规范》（GB／T11821—2002）或《数码照片归档与管理规范》（DA／T50—2014）执行；电子档案按照《电子文件归档与电子档案管理规范））（GB／T18894—2016）执行。
第十五条 学校文件材料的归档时间：
（一）文书档案在次年6月底前完成归档，重大活动档案应在活动结束后2个月内完成归档：
（二）学籍档案，学校保留电子学籍档案。实行双套制归档，其中属于永久保管的，即时生成纸质或缩微等硬拷贝；
（三）科研类在科研课题鉴定通过后3个月内完成归档；
（四）基建档案在项目竣工验收后3个月内完成归档：
（五）设备档案在设备仪器开箱验收后及时归档；
（六）会计档案由财务处在年度终了时整理归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务处保管1年，期满后移交学校档案室统一保管。因工作需要确需推迟移交的，经学校档案领导小组同意，财务处保管会计档案最长不超过3年。
（七）教师业务考绩、声像、实物、光盘等特殊载体档案，应定期整理归档。
第十六条 学校档案室对保管期限已满的档案，应按规定成立鉴定小组予以鉴定，对经鉴定已失去保存价值的档案登记造册，形成报告报校长批准后，在指定地点由两人以上监销，监销人在销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁清册永久保存。
第十七条 学校档案室采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，并采用双套制保管。
第十八条 学校合并、分立、撤销或产生其他变动时，应当遵循全宗管理原则，依法、合理处置档案。学校撤销的，其档案移交昆山市档案馆或昆山市教育局综合档案室保管；学校合并的，其档案随之并入，单列全宗保管；学校分立的，其档案由其中一所学校保管，不得分散，相关其他学校可以查阅利用。
第十九条 学校对散存在社会上反映本校并对学校有重要价值的档案进行征集，并鼓励个人以捐赠或代管的方式将档案移交学校档案室保存。学校对捐赠者应给予适当奖励。
第四章 档案的利用
第二十条 学校档案室所保管的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持单位介绍信、身份证明，到学校办公室填写阅档通知单，经学校办公室主任以上领导同意后，方可提供查阅利用。如需利用的档案涉及社会重大问题或个人隐私，报相关处室负责人同意后，须经学校书记、校长批准。学校档案一般不外借，本校人员确应工作需要外借档案时，须到学校办公室填写档案借出申请表，经学校办公室负责人、学校校长、书记批准后，方可借出。
第二十一条 学校档案室为学校的各项工作积极提供档案服务，并加强利用效果的反馈、收集、登记、宣传工作。
第二十二条 学校积极将档案信息化建设与学校信息化建设同步规划、同步实施，实现档案信息化管理，建立档案目录数据库和全文数据库，加强电子文件的归档管理与利用。
第二十三条 学校档案室采取举办档案展览、陈列、建设档案网站等多种形式，积极拓展档案利用形式，充分发挥档案的价值和作用。
第五章 条件保障
第二十四条 学校将档案工作所需经费列入学校年度预算，统筹解决。
第二十五条 学校为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，配置符合防火、防盗、防潮、防高温、防水、防紫外线、防尘、防污染、防有害生物等要求的设施设备，确保档案的完整与安全。
第二十六条 学校为档案室配置计算机、光盘刻录机、扫描仪、数码摄像机（或数码相机）等电子设备，以适应学校档案信息化管理的需要。
第六章 奖 惩
第二十七条 学校对在档案工作中做出突出贡献的部门或个人，依据事业单位档案等法律法规给予奖励。
第二十八条 有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附 则
第二十九条 本办法由学校办公室负责解释。
第三十条 本办法自2019年1月1日起施行。
