学校档案收集归档注意事项

学校档案收集归档注意事项

各处（室）、系（部）；

      一、归档范围

    （一）归档有保存价值的文件和材料

    （二）参照《江苏省昆山第一中等专业学校档案归档范围和责任表》收集整理，汇编材料也同步收集；

    （三）加强收集创建验收、学生德育和教科研方面材料；

    （四）XXXX年1月1日至12月31日期间形成的文件和材料。

      要求：

1）及时打印OA和上级部门官网中有保存价值的文件（荣誉类和方针政策类等）；

2）采用红色版头、盖有红色印章的规范性文件必须用彩色打印机打印；遇篇幅长的附件可打印首页、涉及信息页及尾页（如一些比赛类文件，荣获三好学生的文件等）；

3）文书材料收集“以我为主”，各处室工作、学习中产生的材料和下发文件（必须加盖单位或本部门章）；未结束的文件材料暂不用移交（如2024年申请后批复未下），批复在前申请在后为一件；

4）归档的纸质文件、材料一般为原件，复印件、传真件等一般不能作为归档文件（复件无法提供原件的在右上角注明情况，盖单位或本部门章）；以签名、盖章为准；未注明时间的文件材料请及时注明（时间以“落款时间”为准）。

5）实物档案，如铜牌、奖杯等时间不全的，在其背面用白板笔写上制发单位、下发日期（时间必须为“年月日”，时间不全的附EXCEL列明；

6）各系部秘书或兼职档案员认真填写好文件材料交接单，一式两份，由档案管理员签字后双方留存；

7）移交档案室截止日期：最晚于202X年3月底止；

另：

协议：及时交与办公室。一般为原件，除签名外，日期要补全（以前多为彩复或复件较多），所交档案室归档的协议应与财务报销凭证协议分开；

大事记（即大事、要事、新事）：

用WORD记录，各处室统一移交给校长办公室整理。

由时间和问题组成。

时间：要求必须是完整时间“年月日”，如2018年3月15日或20180315；

问题：应详细写明事由。荣誉类学校层面大事一般为省（含）以上荣誉，写清楚发奖机构。

如：

2014年2月19日，昆山市人民政府给予XXX三等功；

2014年10月17日，学校被省教育厅等六部门评为全省职业教育先进单位；

2015年9月22日，XXX被昆山市人民政府聘任为学校校长，XXX聘任为副校长；

2021年9月8日，XXX被中共昆山市委教育工作委员会评为“最美人民教师”称号。

    二、设备档案由实训处派专人收集

购买各类设备（价值在十万以上）的报告、审批、投标、洽谈、安装、检测验收、维修、说明书等随机文件等全部材料

    三、特殊载体档案

1、照片（由各处室收集）

有保值价值的照片（学校关于上级领导关怀、评估联办、研讨教育、党团、德育文体和技能实训、师生比赛类照片）

 1）照片原则上不能压缩传送，可无损拷贝；

 2）格式：每张照片下面题名组成（时间、地点、人物、人物位置、事件、拍摄者）

时间必须详细到年月日；人物由职务和姓名组成，有姓名的照片必须注明其本人所处位置（特别是外校领导、主要人物的姓名与职务必须有）。

如：

2017年12月18日，校党委在B401报告厅重温党的誓词，XX校长（前一）主持。拍摄者，XXX

2023年2月23日，宿城区教育局局长卓成金（左下四）等莅临我校视导，XXX副校长（右下三）陪同。拍摄者，XXX

2023年6月12日，张浦德园·昆山一中专，产教融合工作推进会在B309会议室举行，XX校长（左上三）参加。拍摄者，XXX

2、声像档案

有保存价值的录音或录像类材料，第一时间传给档案室或存于“绿联云”中。（材料名注明此材料的时间、地点、事件、重要人物等信息及拍摄者）

    四、实物档案

由各处室收集上交，实物档案分为奖牌、奖状、奖杯、锦旗、荣誉证书等有保存价值的物品。第一时间交档案室或办公室，实物没有注明时间（或“年月日”不全）和所发机构的予以注明。（如果处室需要利用的，可经档案室登记后，予以借出）

    五、编研类档案

各处室收集上交，《学校范围收集表》中已注明，第一时间交档案室。

江苏省昆山第一中等专业学校

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