学校档案收集归档注意事项

学校档案收集归档注意事项

各处（室）、系（部）；

    一、归档范围

    1.归档有保存价值的文件和材料

    2.参照《江苏省昆山第一中等专业学校档案归档范围和责任表》收集整理，汇编材料也同步收集；

    3.加强收集创建验收、学生德育和教科研方面材料；

    4.XXXX年1月1日至12月31日期间形成的文件和材料。

    二、归档要求

    1、及时打印OA和上级部门官网中有保存价值的文件（荣誉类和方针政策类等）；

    2、采用红色版头、盖有红色印章的规范性文件必须用彩色打印机打印；遇篇幅长的附件可打印首页、涉及本校信息页及尾页（如一些比赛类文件，荣获三好学生的文件等）

    3、各处室工作、学习中产生的材料和下发文（必须加盖单位或本部门章）；未结束的文件材料暂不用移交（如XXXX年申请后批复未下），批复在前申请在后为一件；

    4、归档的纸质文件、材料一般为原件，复印件、传真件等一般不能作为归档文件（无法提供原件的在右上角注明情况，盖单位或本部门章）；以签名、盖章为准；未注明时间的文件材料请及时注明，如铜牌等在其背面用白板笔写上制发单位、下发日期；

    5、各系部秘书或兼职档案员认真填写好文件材料交接单，一式两份，由档案管理员签字后双方留存；

    6、移交档案室截止日期：最晚于XXXX年3月底止；

江苏省昆山第一中等专业学校

档案室