文书档案收集注意事项

文书档案收集注意事项

    附件1：文书档案结合8号令收集的注意事项有：

    1.以我为主，以人为本。（以本单位形成材料为主，就算是上级来文，也要是针对本单位和本单位有关的材料，一般保管期限为永久、30年；涉及本单位人不管是领导还是职工的材料，放永久）

    2.每年的会议记录、会议纪要、单位年度总结计划要点、大事记、组织机构沿革、年鉴、重要的合同和协议、党员名册、职工名册、各类年报、提案提议、表彰、处分、涉及到人的材料等必须要收集齐全。

    3.关于表彰，昆山市级及以上荣誉为永久（这里的“昆山市级”是指昆山市委、市政府，或与人社局联合表彰才放永久；苏州、省、部、全国的表彰放永久），昆山市级以下为30年（比如昆山教育局表彰，就放30年）。

    4.上级来文，针对本单位来文的或是文件中有涉及本单位情况的，比如对本单位的批复、调研、表彰，或者是材料里有涉及本单位内容的，保管期限可以适当延长；上级来文如果是普发性的，不是只针对本单位的，只是知晓一下，每年都会有相关文件的，放10年；如果是自己条线上的上级来文，业务性比较强，平时经常要查阅参考的，虽然不是只针对本单位文件，也可以放30年。

    5.自己本单位编制的书籍、宣传册、纪念册、海报、小册子，期刊等材料也在文书材料收集范围内，且收集时尽量一式三份，一份放文书档案，一份放编研材料，一份备用。