昆山市学籍档案整理细则

昆山市学籍档案整理细则

全市各中小学对2010年以前（含2010年）的学籍档案按规范进行整理，具体要求如下：

一、归档范围

1.本校新生录取名单、录取材料（永久）

2.本校毕业生名册、毕业证书存根、毕业生学籍卡（永久）

3.本校学生休业、肄业材料（永久）

4.本校学生名册、转学、退学、休学、复学、借读生名单等材料（永久）

5.本校毕业生升学情况、去向、质量记载册、跟踪表、反馈表（永久）

6.选拔、保送学生名单(永久)

7.中考或高考成绩单(永久)

8.其他具有永久保存价值的材料

二、归档材料的质量要求

1.所有归档材料必须是办理完毕的最终材料，应保证真实、齐全、完整；

2.字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备；

3.手工书写应用不褪色的黑色、蓝黑色墨水，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写，字迹要求工整清晰；填写人、审核人均要本人签署。

4.学生休学、退学、复学、转学、提前毕业等情况要在学籍中注明。

5.学籍表中的照片要用原件。

6.电子档案与纸质档案双套保存，确保内容一致。

三、保管期限

保管期限为永久。

四、整理方法

1.采用“年度—问题”的分类方法，案卷按年度排列，每年按“问题”分别组卷，先后顺序为新生类、毕业生类、名册类。编制案卷跨年大流水号，档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

2.新生类学籍档案包括录取名单、录取材料、登记表、户口本复印件、学区内证明材料、预防接种卡等（学校自行规定）。一名学生材料为一份，按班级组成一卷或数卷。

3.毕业类学籍档案包括毕业生名册、毕业证书存根、毕业生学籍卡、毕业生升学情况、毕业生跟踪材料等。按班级或专业组成一卷或数卷。

4.名册类学籍档案包括学生名册，转学、退学、休学、复学、借读生名单休业、肄业的等相关材料。按内容组卷整理。

五、具体步骤

1.立卷前检查：核准新生、毕业生人数，审批手续是否完备，归档材料是否齐全，排列顺序是否正确。

2.编写页号：无论正反页只要有文字或图表的（除封面、卷内目录、备考表），都应编写页号，每卷均从1开始。正面右上角编写页号，反面有字或表格的在左上角编写页号。

3. 一卷由案卷封面、卷内目录、归档材料、备考表组成。

4.案卷封面

第一栏：单位规范化全称（敲章、宋体、黑色）

第二栏：学籍档案（敲章、宋体、黑色）

第三栏：填写案卷题名，应准确揭示卷内文件材料内容、包括责任者、题名、文种三方面，字数不超过50个字。

举例：

新生类：2011年三（1）新生录取名单、登记表、户口本复印件、学区证明材料

毕业类：本校2012年六（1）班毕业生学籍名册

毕业类：本校2012年六（1）班、六（2）班毕业证书存根

名册类：本校2011年插班生情况登记表

5.卷内目录：顺序号（每卷从1开始）、责任者（材料形成单位）、题名（应尽量详细准确、方便以后利用）、日期（文件形成日期）、页号。

6.备考表：填写立卷人、检查人、立卷时间（本卷材料形成时间的第二年的第二季度之前），立卷人、检查人应手写或盖姓名章。

7.装订：去掉材料上的大头针、曲别针、订书针等金属物；折叠卷皮，三孔一线装订。

8.案卷背脊：贴文书红标签，离底端2CM；需填写全宗号、目录号、年度、案卷号（跨年度大流水号）。

9. 案卷目录、全引目录（案卷目录+卷内目录）各打印一式二份，一份随同档案一并移交档案馆。

六、编写整理情况说明

主要对学籍档案整理前、整理后的基本情况进行详细说明，如案卷总数、缺卷原因等，并随同档案一并移交档案馆。

七、有关档案卷皮、卷内目录、备考表、标签等用品统一到档案局购买。

八、全宗目录号设置