昆山市纸质档案数字化加工标准（试行）

昆山市纸质档案数字化加工标准（试行）

纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。其中档案整理、档案扫描、图像存储、数据挂接是档案数字化的核心环节，具体操作要求如下：

1. 档案整理

规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行数字化加工。

在档案整理过程中把扫描件和非扫描件区分开。区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，原则上只扫描密级为公开的档案。

2. 档案扫描

根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪 (如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

 档案页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。档案页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。档案页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。

扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择≥150dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≥200dpi。对特殊纸质档案，如照片等，扫描分辨率建议选择≥600dpi。

对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

3. 图像存储及图像文件的命名原则

对档案数字化加工后，存储的图像文件，单页平均保持在200KB以下为宜。纸质档案为多页扫描的图像，可存储为PDF、TIFF、CEB格式，严禁以Word的插图形式保存为Word文件。以该纸质档案目录的档号为这份文件扫描后的图像文件命名。

4. 数据挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子文件地址信息等，实现数据挂接。

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。