学校档案利用须知

       1. 利用档案人员必须凭学校办公室开具的《调档通知单》方可查阅。外单位人员须查阅档案，需出具所在单位的证明信或利用人的有效身份证件和《调档通知单》。另，人事类、财务类档案需各处室负责人同意后，履行相关手续方可查阅。利用的档案涉及社会重大问题或个人隐私，须经学校校长、书记批准。

　　2. 为了保证档案的安全，在不能确认其身份的情况下，不接受查阅。一般不接受电话查询。

　　3. 利用档案人员必须爱护档案材料，不得在档案上勾画、涂改、增删、抽页、剪切等破坏档案材料的行为。

　　4. 利用档案人员在阅读档案时，禁止吸烟、吃食物等有可能造成档案损毁的行为。

　　5. 利用档案人员应在阅档室查阅档案，不准把档案擅自带离规定的地方。

　　6. 利用档案人员应只阅读规定范围内的档案材料，未经许可，不得擅自阅读规定范围之外的档案内容。

　　7. 利用档案人员未经允许不准擅自拍照、抄录、复印，经批准的拍照、复印等也应该在不损坏档案的完好的理性化的前提下操作。

　　8. 利用档案人员需借阅档案，必须填写《档案借用申请表》，经学校办公室负责人、学校校长、书记同意后，方可借出档案，借阅时间一般不超过二周。确因工作需要，需办理续借手续。

　　9.由于利用档案人员的原因，造成档案损坏或遗失，按国家《档案法》和《苏州市档案管理条例》有关条款处理。

　　10. 档案归还时，须经过档案专职人员检查确认完好无损，方能办理归还手续。